KONSEP DAN IMPLEMENTASI
1. Konsep dan Pengertian Manajemen Proyek
1.1 Pendahuluan
Manajemen proyek kini sangat penting. Dalam Pekerjaan tertentu akan lebih efisien dan efektif jika menggunakan metode manajemen proyek. Maka memahami manajemen proyek secara benar sangat penting. Sebagai contoh, yaitu dalam pembuatan tol yang membutuhkan jarak, waktu, dan biaya dalam pengerjaannya. Pembangunan kembali Provinsi Aceh akibat bencana tsunami yang dilakukan Pemerintah Indonesia dengan mengerahkan tim khusus dan manajemen khusus untuk melakukan pekerjaan tersebut.
Contoh lainnya adalah suat perusahaan membuat rencana strategis untuk lima tahun kedepan (Corporate Plan). Perusahaan meminta konsultan untuk membuatnya dengan diberikannya batasan waktu,biiaya dan lingkup pekerjaan trtentu. dua contoh proyek pertama berhubungan dengan konstruksi, sedangkan contoh ketiga berhubungan dengan jasa.
Dengan demikian dapat kita simpulkan bahwa disekitar kita terdapat banyak hal yang dinamakan proyek, dimana pengerjaanya membutuhkan pengelolaan secara khusus demi mencapai sebuah tujuan yang lebih baik.
1.2 Definisi Proyek
Proyek adalah sebuah rangkaian aktifitas unik yang saling terkait untuk mencapai suatu hasil tertentu dan dilakukan dalam periode waktu tertentu. Menurut PMBOK Guide (2004) sebuah proyek memiliki beberapa karakteristik penting yang terkandung di dalamnya yaitu :
Temporary, yaitu proyek memiliki jadwal yang jelas kapan dimulai dan kapan diselesai kan. Proyek berakhir jika tujuan dan kebutuhan telah tercapai dan kebutuhan terhadap proyek itu tidak ada lagi sehingga proyek tersebut dihentikan.
Unik, yaitu proyek menghasilkan suatu produk, solusi, service atau hasil tertentu yang berbeda satu sama lain.
Progressivelaboration, adalah karakteristik proyek yang berhubungan dengan dua konsep Temporary dan Unik. Setiap proyek terdiri dari langkah-langkah yang terus berkembang dan berlanjut sampai proyek berakhir serta memperjelas tujuan proyek.
1 .3 Definisi Manajemen Proyek
Manajemen proyek adalah pengaplikasian pengetahuan, keterampilan, alat, dan teknik dalam aktivitas proyek untuk kebutuhan suatu proyek dalam mencapai sebuah tujuan yang jelas. Tahapan dalam proyek meliputi Initiating, Planning, Executing, Monitoring dan controlling serta Closing. Dalam pelaksanaannya, proyek dibatasi oleh kendala yang sifatnya saling mempengaruhi (segitiga project constraint) yaitu lingkup pekerjaan (scope), waktu dan biaya. Di mana keseimbangan ketiga konstrain tersebut akan menentukan kualitas suatu proyek.
1.4 Macam-macam Proyek
a) Proyek Konstruksi
Suatu pekerjaan membangun atau membuat produk fisik. Sebagai cont oh adalah proyek pembangunan jalan raya, jembatan atau pembuatan boiler.
b) Proyek Penelitian dan Pengembangan
Berupa penemuan produk baru, temuan alat baru, atau penelitian mengenai ditemukannya bibit unggul untuk suatu tanaman.
c) Proyek yang berhubungan dengan manajemen j asa
Proyek ini sering muncul dalam perusahaan maupun instansi pemerintah.
Proyek ini bisa berupa:
● Perancangan struktur organisasi
● Pembuatan sistem informasi manajemen
● Peningkatan produktivitas perusahaan
● Pemberian training
1.5 Keberhasilan Manajemen Proyek
Syarat manajemen proyek dalam mencapai tujuannya sebagai berikut :
● Dalam waktu yang dialokasikan
● Dalam biaya yang dianggarkan
● Pada performansi atau spesifikasi yang ditentukan
● Diterima kustomer
● Dengan perubahan lingkup pekerjaan minimum yang disetujui
● Tanpa mengganggu aliran pekerjaan utama organisasi
● Tanpa merubah budaya (positif) perusahaan
2. Siklus Hidup Proyek
Secara ringkas siklus hidup produk ini bisa diberikan sebagai berikut:
Riset dan pengembangan (R&D), Yaitu Tahap penelitian pasar akan produk yang diinginkan pasar, pembuatan model dan desain, pembuatan produk.
Pengenalan ke Pasar, untuk melihat bagaimana tanggapan pasar terhadap produk baru yang dikeluarkan.
Tumbuh, yaitu tahap dimana produk mulai mendapatkan pembelian secara meningkat dari konsumen.
Matang, tahap ini ditandai jumlah penjualan yang sudah mencapai maksimumal dan sulit untuk dinaikkan lagi. Perusahaan menjaga agar tahap ini bisa berlangsung lama karena penambahan volume penjumlahan tidak mungkin lagi dilakukan.
Penurunan, setelah tahap matang berakhir, maka penjualan produk biasanya akan mengalami penurunan (deteriorasi).
Mati, yaitu tahapan terakhir ketika produk tidak lagi dibeli oleh konsumen.
Secara grafis, siklus hidup produk dapat dilihat pada Gambar 2.1 sebagai ber ikut:
Gambar 2.1 Siklus hidup produk
Secara garis besar tahap-tahap proyek bisa dibagi menjadi:
a) Tahap Inisiasi/konsepsi
Tahap inisiasi proyek merupakan tahap awal kegiatan proyek sejak sebuah proyek disepakati untuk dikerjakan. permasalahan yang ingin diselesaikan akan diidentifiasi terlebih dahulu. Beberapa pilihan solusi untuk menyelesaikan permasalahan juga didefinisikan.
b) Tahap Perencanaan
Ketika ruang lingkup proyek telah ditetapkan dan tim proyek terbentuk, maka aktivitas proyek mulai memasuki tahap perencanaan. Tahap ini perencanaan akan disusun secara terperinci sebagai panduan bagi tim proyek selama kegiatan proyek berlangsung.
c) Tahap Eksekusi (Pelaksanaan proyek)
Seluruh aktivitas yang terdapat dalam dokumentasi project plan akan dieksekusi. Sementara kegiatan pengembangan berlangsung, beberapa proses manajemen perlu dilakukan guna memantau dan mengontrol penyelesaian deliverables sebagai hasil akhir proyek.
d) Tahap Operasi
Pada tahap ini proyek dianggap selesai setelah hasil proyek diserahkan ke user, lalu user mulai mengoperasikan hasil proyek terse but. Hanya proyek dengan hasil akhir berupa produk fisik yang mempunyai tahap ini. Bisa juga keterlibatan kontraktor masih berlangsung dalam rangka evaluasi sistem atau produk yang dibuat dan pemeliharaannya. Jika user menghendaki perubahan maka perbaikan sistem menjadi proyek baru yang akan mengikuti siklus mulai dari awal lagi
3. Organisasi Proyek
a) Proyek Sebagai Bagian dari Organisasi Fungsional
● Proyek dipimpin oleh project expeditor
● Proyek dipimpin oleh project coordinator
b) Organisasi Proyek Murni
Dalam hal ini proyek sebagai organisasi yang terpisah dari organisasi induk. Ia menjadi organisasi tersendiri dalam staf teknis tersendiri., adminsitrasi tersendiri dan ikatan dengan organisasi berupa laporan kemajuan atau kegagalan yang dilakukan secara periodik. Pimpinan proyek dapat melakukan pengadaan sumber daya dari luar seperti subkontraktor atau supplier selama sumber daya tersebut tidak tersedia atau tidak efektif dan efisien bila diselenggarakan secara internal.
c) Organisasi Matrik
Dengan maksud meminimisasi kelemahan dan menggabungkan kelebihan dari organisasi fungsional dan organisasi murni, maka dikembangkan organisasi matrik. Organisasi matrik adalah organisasi proyek murni yang melekat pada divisi fungsional dalam organisasi induk.
Memilih Bentuk Organisasi Proyek :
● Frekuensi adanya proyek baru
● Lama waktu keberlangsungan suatu proyek
● Ukuran proyek
● Kompleksitas hubungan
● Ketidakpastian
● Keunikan
● Pentingnya faktor biaya
4. Tim Proyek
4.1 Peran dan tugas Manajer proyek
● Mengintegrasikan kegiatan
● Pusat komunikasi
● Pengadaan dana, fasilitas dan orang
● Agen perubah yang mempelopori pemakaian ide baru dan inovatif
4.2. Tanggungjawab manajer Proyek
● Merencanakan kegiatan
● Mengorganisasi, memilih dan menempatkan orang-orang.
● Mengorganisasi dan mengaloki sumberdaya
● Memonitor status proyek
● Mengidentifikasi maslah-masalah teknis
● Titik temu dari stakeholder
● Menyelesaikan konflik yang terjadi
● Merekomendasikan penghentian atau pengerahan kembali sumber daya.
4.3 Kompetensi dan orientasi manajer proyek
Karakteristik Personal seperti misalnya mempunyai fleksibilitas dan kemampuan beradaptasi yang tinggi, mempunyai kemampuan memimpin dan punya inisiatif, percaya diri dan bias meyakinkan orang lain, punya disiplin, seorang generalis, dapat menemukan masalah sekaligus membuat keputusan, mampu menyeimbangkan antara masalah teknis dengan waktu, biaya dan factor manusia.
4.4 Anggota Tim Proyek
Beberapa anggota tim antara lain:
a. Contract Administrator
Bertugas mempersiapkan proposal, negosiasi, integrasi kontrak dan rencana proyek, dokumentasi masalah hokum, modifiki kontrak.
b. Project Controller
Membantu manajer proyek dalam perencanaan, pengendalian, pelaporan, dan evaluasi.
c. Project Accountant
Membantu pekerjaan akuntansi dan financial kepada manajer proyek, membantu mengidentifikasi tugas yang perlu dikendalikan, menyiapkan estimasi biaya untuk pekerjaan-pekerjaan tertentu, menginvestigasi masalah-masalah financial.
d. Customer Liason
Merupakan perwakilan teknis klien dalam tim proyek. Bereperan serta dalam pembahasan teknis dan mereview apa yang sedang berjalan dan membantu dalam perubahan kontrak.
e. Production Coordinator
Merencanakan, memonitor dan mengkoordinsikan aspek-aspek produksi.
f. Manajer Lapangan
Mengawasi pemasangan, pengujian, pemelihraan dan penyerahan hasil akhir proyek kepada pelanggan.
g. Quality Assurance Supervisor
Mengatur dan membuat prosedur pemeriksaan untuk memastikan pemenuhan kualitas sesuai dengan yang diinginkan
4.4 Peran Lain di Luar Tim Proyek
Manajer Program
Ada kalanya dalam suatu waktu perusahaan mempunyai banyak
proyek yang harus ditangani. Masing-masing proyek dipimpin oleh
seorang manajer proyek. Perusahaan perlu juga menempatkan orang
untuk mengkoordinasikan para manajer proyek ini. Peran ini bisa
dinamakan manajer program atau direktur proyek. Orang yang duduk
dalam jabatan ini akan mengawasi seluruh proyek. Secara lebih rind
tugas dari manajer program adalah:
• mengarahkan dan mengevaluasi kegiatan dari seluruh manajer proyek.
• memasti kan bahwa arah dari semua proyek ini tidak melenceng dari tujuan strategis perusahaan.
• bekerjasama dengan para pemimpin fungsional perusahaan untuk melakukan alokasi sumberdaya dan menyelesai kan konflik pemakaian sumberdaya antar proyek dengan cara melakukan prioritas.
• memasti kan bahwa perubahan yang terjadi dalam suatu proyek tetap memperhatikan batas biaya, waktu dan performansi dari proyek yang lain.
• membantu dalam mengembangkan kebijakan-kebija kan, perencanaan dan tekni k-tekni k pengendalian manajemen proyek.
Manajemen Puncak
Bertanggung jawab untuk mensukseskan pelaksanaan manajemen proyek. Sehingga ada beberapa tugas yang harus di kerjakannya, yaitu :
• Menetapkan secara jelas tanggung jawab dan wewenang manajer proyek relatif terhadap manajer yang lain.
• Menentukan lingkup dan batasan tanggung jawab pengambilan keputusan yang dimiliki manajer proyek.
• Menetap kan kebija ksanaan dalam penyelesaian konflik dan penetapan prioritas.
• Menjabarkan tujuan-tujuan yang akan digunakan untuk mengevaluasi performansi manajer proyek.
• Merencanakan dan memberikan dukungan pada suatu sistem manajemen proyek yang bisa menyediakan informasi yang berguna untuk perencanaan, pengendalian, pemeriksaan dan evaluasi proyek-proyek yang dilaksanakan.
Tidak ada komentar:
Posting Komentar